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退職後の手続きとは？必要書類や必要な手続きを徹底解説
会社を辞める際には、勤め先の会社に対して退職をする意思の表明をする必要があります。嫌でも避けることができない手続きであり、退職後も様々な書類や手続きが必要になるため投げ出したくなる人もいるでしょう。
今回のコラムでは、退職に関する手続きを全て徹底解説していきますので、安心して次の転職先を探すことができるでしょう。
退職の意思表明をするための書類は？退職届・退職願・辞表の違いと効力
退職をする際にまず必要になるのが「退職の意思表明」です。
ここで問題なのが、起業に提出するのは「退職届」「退職願」「辞表」のどれなのか？ということです。3種類もありますが、実は3種類とも全然別の意味合いがあったり効果があったりするので解説していきます。
「退職届」とは？
退職届とは会社に対して「会社を辞めます」という意思を表明するための書類です。退職の意思表明は口頭で伝えても問題はありませんが、「言った言ってない」のトラブルに発展する事を防ぐために、書類で提出するのが一番無難でしょう。また退職の意思が固いという事もアピールする事ができますが、会社でフォーマット（書き方）に指定や規定がある可能性があるので、人事部や総務部など人事権を管轄している方に聞くのがいいでしょう。
また、退職届はあくまで「意思の表明」なので、会社が退職を承諾して労働契約の解除を行わないと退職はできません。
ただし、下の記事で記載してある通り、法令では退職届を提出してから2週間後には退職できる。やむを得ない場合で出勤できない場合は即日退社もできますのでご安心ください。
（労働法の記事）
「退職願」とは
退職願とは会社に対して「退職をしたいです」という意思を表明するもので、退職届と同じような書類ではありますが、退職の意思の固さで比べると退職届よりも弱くなってしまうのが特徴です。
基本的には退職をすると決めている方は退職届を提出する事がベストな選択肢でしょう。
「辞表」とは
辞表とは、会社の役員や役を辞する際や公務員が退職する際に提出書類のことなので、雇用であるサラリーマンやアルバイトの方は提出は不要です。
書き方などは退職届と同じです。
退職届・退職願・辞表の書き方
まず準備する物
- 【便箋】
白色の紙、罫線の有無はどちらでも、A4でも問題ないがB5が最も一般的 - 【封筒】
白色の郵便番号枠の無い封筒（普通の郵便とは違い重要な書類のため。100均にも売っています）
サイズは、A4を三つ折り「長形3号」もしくはB5を四つ折り「長形4号」 - 【使用するペン】
黒色のボールペンもしくは万年筆を使用、油性と水性どちらでも
※書いても摩擦で消せるボールペンは時間が経つと消えてしまうこともあるため絶対に使用しない。 - 【パソコンか手書きか】
基本的には手書きで記入しましょう。会社から指定があればPCで入力でも問題ありません。 - 【縦書きか横書きか】
基本的にどちらでも問題ありませんが、縦書きで書くことが多いです。
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- 【退職届 / 退職願に書く内容】
（見本の写真を挿入）
「表題」（タイトル）
真ん中行よりも少し上に「退職届」もしくは「退職願」と記入
「書き始め」
本文一行目の下部に「私儀（わたくしぎ）」もしくは｢私事」と書く。
「わたくしごとではありますが」という意味。
「退職理由」
【自己都合で退職する場合】「一身上の都合」と記入
【会社都合で退職する場合】「部門縮小のため」や「退職勧奨に伴い」などの具体的な退職にいたった理由を記入。
※会社都合の退職なのに「一身上の都合」と記入してしまうと、支給される失業手当の額に大きな影響がでますので注意してください。詳細は下の記事で解説しています。
（失業手当などについての解説コラム）
「退職日」
【退職願】ご自身が退職を希望する日にちを記入
【退職届】会社の上司や人事を管轄する担当と話し合って決定した日にちを記入
年の表記は西暦（2023年）と元号（令和6年）は、会社の規定がなければどちらでも問題ないです。
「文末」
【退職願】退職を願い出る書類なので「退職いたしたくお願い申し上げます」と記入しましょう。
【退職届】退職する日にちが決定した後に提出する書類なので、「退職いたします」と言い切る形で記入しましょう。
「届け出年月日」
退職届 / 退職願はどちらも書類を提出する年月日を記入しましょう。
「所属部署 / 氏名 / 捺印」
見本の位置に、ご自身が所属されている部署の正式名称、フルネームで名前の記入、捺印をしましょう。
捺印に使用するハンコは「シャチハタ」ではなく、朱肉を使用した印鑑で押す必要があります。
「宛名」
宛名には勤め先の会社の社長（基本的には[代表取締役社長]と記入）の役職名と名前をフルネームで記載する。
敬称には「様」と記入するのが無難です。
※ご自身のお名前よりも上の位置から記入するのがマナーですので注意が必要です。
書類を封筒に入れる際の折り方
【A4用紙を三つ折りする場合】
①右上のの角を持って左下まで持ってくる（この時に折り目は付けないように注意）
②写真のように赤色の目印の部分に合わせて、下の余白の部分を折る
③上の短辺を持って下まで折り込むと綺麗な三つ折りの完成
【B5を四つ折りする場合】
①上部の短辺を持って半分に折り込む
②もう一度半分に折り込むと四つ折りの完成
封筒に記入する内容
【表面】
中央に丁寧に「退職届」もしくは「退職願」と記入する
【裏面】
左下に縦書きで、ご自身の所属する部署名 / 店舗名と自身のフルネームを記入する。
【封筒の閉じ方】
シワにならないように丁寧に入れて、封入口の「内側」をのり止めもしくは両面テープで止める。（外側からテープを張って止めるのはNGです）
最後に封入口の中央に「〆」と書いたら終了です。
会社に発行してもらう書類一覧
さて、ここからは実際に退職が確定してからの退職の手続きや必要な書類について解説していきます。
源泉徴収票
源泉徴収票とは、会社から1年間に支払われた給与や賞与（ボーナス）、手当などの金額と、その中から天引きされた所得税の金額が記載されている書類です。
つまり、源泉徴収票を見れば、自分が会社からいくら支払われて、いくら所得税を納めたのかがわかります。
「源泉徴収」とは、給与から事前に所得税を差し引く制度のことです。
所得税の納税の義務は個人にありますが、手間がかかったり、意図しない脱税に繋がる可能性があります。
そこで、会社は従業員に給与などを支払う前に所得税を差し引いて（源泉徴収）、会社が代わりに納税するという仕組みがとられています。
補足すると、所得税は会社が従業員に対して支払った金額に対してかかるのではなく、そこから各種控除額（保険料控除や配偶者控除など）を差し引いた「課税所得」に対してかかります。
源泉徴収票には控除額も記載されているため、総支給額から所得税額が算出されるまでの流れも把握することができます。
従業員が源泉徴収票を受け取るタイミングは、基本的に12月から翌年の1月に行われる年末調整が完了したときです。
また退職した場合には、退職後1か月以内に会社が源泉徴収票を発行して退職者に渡すことが法律で義務付けられています。（所得税法第226条）
そのため、年末調整後に受け取る源泉徴収票には1年間の内容が記載され、退職後に受け取る源泉徴収票にはその年の1月1日から退職日までの内容が記載されています。
離職票(雇用保険被保険者離職票)
離職票または雇用保険被保険者離職票は、ハローワークから提供される文書です。この文書には通常、以下の2種類が存在します。
- 雇用保険被保険者離職票-1：雇用保険の資格喪失を通知するもの。
- 雇用保険被保険者離職票-2：離職前の給与支払い状況と離職理由が詳細に記載されたもの。
離職票が必要なケース
離職票は、勤務先を退職する際に雇用保険の基本手当（失業手当）を請求する際に使用されます。
そのため、退職の翌日に次の会社に転職する場合や雇用保険の基本手当を受け取らない場合は、離職票が必要ないこともあります。
離職票の取得手続き
離職票の取得手続きは、通常、雇用者（会社）が行います。
雇用者は、従業員が退職した場合「離職証明書」を作成し、所在地にあるハローワークに提出します。
ハローワークが確認を行った後、離職票が雇用者に送付され、雇用者から退職者本人に渡されます。
雇用保険の基本手当を受ける予定がある場合は、事前に離職票を送付してもらうように雇用者に伝えることが必要です。
離職票と離職証明書の違い
離職証明書の正式名称は、「雇用保険被保険者離職証明書」です。
これは、退職者がでたときに雇用者がハローワークに対して提出する申請書類のことです。
手書きの場合は3枚の複写式で、ハローワークに提出して返ってきた書類の3枚目を受け取り、離職票-2として使用する事ができる。
離職票と退職証明書の違い
退職証明書は、雇用者が退職した事実を証明するために発行する文書です。
離職票が一定のフォーマットに従っているのに対し、退職証明書は企業によって異なる内容やテンプレートを使用しています。
退職証明書は転職先や新たな勤務先で要求されることもありますし、国民健康保険や国民年金の手続き時にも使用されることもあります。
なお、会社は退職証明書の発行を法的に2年以内に行う義務がありますので、退職証明書の請求をされたら拒否することはできません。（労働基準法第22条）
離職票の記入方法とチェックポイント
離職票は通常、雇用者が項目を記入するため、退職者自身で入力する項目は限られています。
以下に「離職票-1」と「離職票-2」の記入方法やポイントを紹介していきます。
「雇用保険被保険者離職票-1」の書き方/ポイント
- 被保険者番号、資格取得年月日、離職年月日、氏名、性別、生年月日、喪失原因、事業所番号、事業所名称などを記載する。
- 「喪失原因」には、3が「事業主都合による離職」、2が「それ以外の離職（自己都合等）」が選択される。
- 個人番号（マイナンバー）は退職者本人が記入する。
「離職票-2」の書き方/ポイント
- 離職理由は左側の欄に、退職者本人が記入する。
- 右側の「離職区分」欄にはハローワークが判定した離職理由コードが記載される。
- 具体的事情記載欄（事業主用）には、雇用者が把握している離職理由が詳細に記載される。
離職票が届かない場合の対応
雇用者は、退職者が被保険者資格を喪失した翌日から10日以内に離職証明書を提出する義務があります。
離職から10日以上経っても離職票が送られてこない場合は、会社に手続きが行われたかを確認する必要があります。手続きが遅れている場合、ハローワークに身分証明書や退職証明書を提出し、現状の雇用保険の加入の有無を調査してもらうという方法もあります。
離職票をなくした場合の対応 現在の電子申請では、離職票はPDF形式で発行されるため、再印刷が可能です。離職票を紛失した場合は、会社に相談し、メールや郵送で再送付可能か確認してみましょう。ハローワークに再交付の申請書を提出し、本人確認ができる書類のコピーを添付して申請する方法もあります。
退職後に勤務先の会社と連絡などのやりとりをするのも嫌だという場合には、退職代行キリステ御免が退職者ご本人様に代わって連絡を取ることができます。
退職やその後の手続きを含めて、専門家にお任せしたい場合は無料相談も受け付けてますのでお気軽にご連絡ください。
健康保険資格喪失証明書(社会保険資格喪失証明書・健康保険脱退証明書)
健康保険資格喪失証明書は、健康保険に加入していた社員が、退職などによって健康保険の資格を喪失した際に、その事実を証明するための文書です。
通常、正社員や週の所定労働時間が30時間を超える非正規社員は健康保険に加入していますが、退職や契約条件の変更によって加入資格を失うケースがあります。
国民皆保険制度（国民全員に加入義務のある公的医療保険制度のこと）が採用されている日本では、健康保険の資格を失った社員は新たな医療保険制度に加入する必要があります。その際に必要なのが健康保険資格喪失証明書です。
健康保険資格喪失証明書の概要と手続きの流れ
基本的には会社からの発行は義務はありませんが、退職時に会社は健康保険の資格喪失手続きを行う必要があり、それと同時に証明書を発行・交付するのが望ましいとされています。
退職者が全国健康保険協会（協会けんぽ）に加入している場合、依頼者は協会に直接証明書の発行を依頼することも可能です（参照：国民健康保険等に加入するため、健康保険の資格喪失証明等が必要になったとき｜全国健康保険協会）。
また、退職者が健康保険組合に加入していた場合でも、組合によっては証明書を発行してくれることがあります。もしも会社での発行を行ってくれない場合には、ご自身が加入している健康保険組合に問い合わせするのもいいでしょう。
健康保険資格喪失証明書が必要なケースは？
健康保険資格喪失証明書は、
「いつ・誰が健康保険の資格を喪失したか」
「被扶養者は誰か」
という情報を証明する文書です。この証明書は主に以下の3つのケースで必要となります。
- 国民健康保険への切り替え
健康保険資格喪失証明書は、居住する自治体が提供する国民健康保険に加入する際に必要です。健康保険制度の資格を喪失した場合、新しい医療保険制度への切り替え日や被扶養者の構成の引き継ぎを証明するために提出されます。 - 配偶者の扶養に入る手続き
退職者が配偶者の扶養に入る際、配偶者の会社は「いつから被扶養者になったのか」などの情報が必要です。
被扶養者になった日付を証明するために、健康保険資格喪失証明書が提出されます。 - 新しい就職先への提出
一部の会社は、新しく入社する社員に対して、健康保険の二重加入を防ぐためなどの目的で証明書の提出を求める場合があります。
そのような場合は勤務していた会社に証明書の発行依頼をする必要があります。
